Klinikmanagement - „Innen gestalten um nach außen zu wirken“

am Beispiel einer Klinik der Gynäkologie und Geburtshilfe:

Zielsetzung: Aufbau- und Ablauforganisation stärken und gezielte Marketingmaßnahmen realisieren
Auf Initiative des Klinikdirektors wurden wir in einem Krankenhaus der Maximalversorgung beauftragt, eine Organisationsentwicklung in der Klinik für Gynäkologie und Geburtshilfe durchzuführen. Ziele umfassten neben der Auflösung interner Konflikte, der Stabilisierung des Teams sowie der Erarbeitung verbindlicher berufsgruppenübergreifender Organisationsstrukturen und Abläufe insbesondere eine Steigerung der Fallzahlen und Erlöse und einen Ausbau der Marketingmaßnahmen.

In der Klinik für Gynäkologie und Geburtshilfe kamen zum Zeitpunkt des Projektstarts jährlich rund 1.800 Kinder zur Welt.  

Umsetzung: Zielgerichtete Maßnahmen zur Erreichung der Projektziele
Ausgangspunkt der Organisationsentwicklung bildete eine umfassende Analyse des Status Quo. Neben der Auswertung des Berichtswesens und der Controlling-Daten wurden die einzelnen Bereiche der Frauenheilkunde im Rahmen von Hospitationen begangen. Mit allen Ärzten wurden strukturierte Einzelinterviews geführt.

Die Ergebnisse der Ist-Analyse wurden dem Team in einer Strategieklausur vorgestellt. In der Klausurtagung wurde darauf aufbauend eine gemeinsam konsentierten SWOT-Analyse sowie ein tragfähiges künftiges Organisationskonzept herausgearbeitet und alles in einem Gutachten für die Geschäftsführung dargelegt. Dem angegliedert wurde ein Maßnahmenplan mit Planungszeitraum bis Ende des Jahres.

Wichtige Elemente der Projektarbeit waren die Übernahme von Verantwortung im Rahmen der neu definierten Matrixorganisation gemäß dem neu definierten Organigramm der Abteilung sowie der regelmäßige sowohl informelle als auch institutionalisierte Informationsaustausch im Team. Zentrale Teilprojekte umfassten die Erarbeitung eines Organisationshandbuchs für die gesamte Klinik, die Konzeption eines "Elternzentrums", die Überarbeitung des Internet-Auftritts und die Aufarbeitung und Auflösung der bestehenden Konflikte.  

Berufsgruppenübergreifende Konfliktlösung
Zur Auflösung der Konflikte wurde eine spezielle Methodik, die sogenannte "Wünschepost", angewandt. Zielsetzung hierbei ist es, die Bedürfnisse der einzelnen Konfliktparteien klar zu formulieren und die künftige Zusammenarbeit in wechselseitigen "Verträgen" zu vereinbaren. Zentrales Element ist die schrittweise Hinführung der Konfliktparteien zu einem gemeinsamen Dialog über einen längeren Zeitraum. Zusätzlich wurden Einzelcoachings für Führungskräfte angeboten, um ihr Selbstverständnis in ihrer Rolle als Führungskraft sowie die nachhaltige Übernahme von Personalverantwortung zu fundieren und ihnen Hilfestellung im Veränderungsprozess zu geben.  

Konzeption eines Elternzentrums
Mit der Oberärztin und der leitenden Hebamme wurde eine Projektgruppe zur Konzeption eines "Elternzentrums" etabliert. Das Elternzentrum soll geburtshilfliche Patienten vom ersten Kontakt mit der Klinik über die Geburtsvorbereitung bis hin zur Geburt und Nachsorge vollumfänglich betreuen und somit die zentrale Koordination aller geburtshilflichen Angebote der Klinik übernehmen. 

Ablauforganisation
Die Frauenheilkunde ist stärker als andere Fachabteilungen durch eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Bereichen des Hauses geprägt (Ambulanz, Onkologie, Chirurgie, Kinderklinik etc.). Zusätzlich besteht die Herausforderung, die Bedürfnisse sowohl geburtshilflicher als auch gynäkologischer Patientinnen zu verbinden. Umso wichtiger war es, die Anwesenheitszeiten der Ärzte in den einzelnen Arbeitsbereichen (Pränataldiagnostik, Kreißsaal, Sectio- und chirurgischer OP, Ambulanz, Stationsarbeit und Visiten) zur Optimierung der Gesamtabläufe anzupassen und verbindlich festzuschreiben. Die Zusammenarbeit an den Schnittstellen wurde durch die Erarbeitung von spezifischen Regelungen, auch über Abteilungsgrenzen hinweg, optimiert.  

Ergebnisse
Die Frauenheilkunde konnte ihre Fallzahlen innerhalb eines Jahres um mehr als 300 Fälle (plus 7%) und die Erlöse um mehr als 6% steigern. Gleichzeitig blieben die Sachkosten und die ärztlichen Personalkosten nahezu konstant. Die Geburtenzahlen und der Umfang der durchgeführten Pränataldiagnostik konnten signifikant gesteigert werden, sodass das Klinikum den größten Geburtenzuwachs aller Kliniken des regionalen Umfelds aufweisen kann. (Lesen Sie mehr dazu in einem Artikel einer regionalen Tageszeitung.)

Die Fluktuation im Ärztlichen Dienst konnte auf ein Minimum reduziert werden. Zum ersten Mal seit Jahren ist der Stellenplan der Ärzte komplett besetzt.

Die interprofessionelle Zusammenarbeit zwischen Pflege, Ärzten und Hebammen hat sich deutlich verbessert. Die gesamten Behandlungsprozesse und organisatorischen Abläufe wurden auf eine bestmögliche Betreuung der Patientinnen hin ausgerichtet. Die Zufriedenheit der Patientinnen konnte damit signifikant gesteigert werden, was sich in exzellenten Weiterempfehlungsquoten und Kommentaren in Bewertungsportalen äußert. Gerade in der Geburtshilfe ist dieses Marketing ein nicht zu unterschätzender Wert für die Zukunft.