Projektarbeit stringent organisiert

Die Projektarbeit in Kliniken zu systematisieren und stringent zu organisieren, gewinnt immer mehr an Bedeutung. In vielen Einrichtungen wird bereits eine zentrale Jahresplanung durchgeführt, um relevante strategische Projekte zu identifizieren und priorisieren, das richtige Maß an Veränderung zu balancieren sowie deren Umsetzung in die Wege zu leiten. Bei der Koordination der Projekte über mehrere Kliniken und Aufgaben hinweg, stellt das die Verantwortlichen vor besondere Herausforderungen.

Im vorliegenden Projekt (mehr lesen Sie hier) bestand die Aufgabe darin, für drei Standorte eines Krankenhausträgers die Mitglieder der Projektgruppen von ca. zehn strategischen Projektgruppen auf ihre Aufgaben entlang des eigenen Praxisfalls vorzubereiten und punktuell in der Projektumsetzung zu begleiten, um ein fokussiertes Vorgehen sicherzustellen.

Umsetzung
Als Projektleiter/-innen für die strategischen Projekte wurden Leitungskräfte der Häuser ausgewählt. Zusammen mit diesen wurden Projektgruppen zusammengesetzt, die einerseits möglichst alle notwendigen inhaltlichen Kompetenzen abdeckten, andererseits auch keinen Mitarbeitenden so belasteten, dass dieser in zu vielen Projekten gleichzeitig eingebunden war. Die Projektleitenden sowie die übrigen Projektmitglieder hatten bislang keine tiefergreifenden Kenntnisse in der Planung und Umsetzung von Projekten.

In Abstimmung mit der Abteilung für Organisationsentwicklung und Projektmanagement des Trägers wurde daher zunächst eine Schulung konzipiert, die alle Projektmitglieder in kompakter Form mit den nötigen Wissensinhalten praxisnah entlang des jeweils eigenen Projektes vertraut machen sollte.

Für jedes Projekt wurden die bereits definierten Projektmitglieder eingeladen und es wurden je Projekt zwei halbtägige Schulungstermine durchgeführt.

In der ersten Schulung ging es vor allem um die Grundlagen der Projektplanung und die Auftragsklärung. Anhand vorformulierter Fragen wurde detailliert geklärt und sichergestellt, dass alle Mitglieder eine einheitliche Vorstellung von den Aufgabenstellungen, Zielen und Ergebnissen des Projekts haben.

Nach der ersten Schulung wurden die Projektmitglieder gebeten, anhand der erarbeiteten Ergebnisse und vorbereiteter Vorlagen in einer Projektgruppensitzung eine erste Projektplanung sowie den Projektauftrag für ihr Projekt zu formulieren, der zeitnah der Geschäftsführung zur Freigabe vorgelegt und von dieser beantwortet wurde.

Die zweite Schulung fand ca. 2 Wochen nach der ersten Schulung statt. Inhalte umfassten die Besprechung und ggf. Überarbeitung des Projektplans und Projektauftrags sowie Wissensinhalte zu den Themen Projektdurchführung und Projektabschluss.

Die Vorgehensweise stellte sicher, dass ein einheitlicher Wissensstand zum Projektmanagement, zur Nutzung der diversen Vorlagen, zum Projektreporting und zu den Aufgaben und Rollen der einzelnen Projektakteure vorlag.

Besonders hilfreich für die Organisation der Projektgruppenarbeit erwies sich die Definition von „Projektspielregeln“ zur Zusammenarbeit und Kommunikation, zum Modus der Projektgruppensitzungen und zur Fragestellung, ob bzw. welche Teilprojektgruppen gebildet werden sollten oder nicht.

Die Ergebnisse der einzelnen Projekte wurden monatlich an die Geschäftsführung anhand einer einheitlichen Vorlage berichtet, sodass jederzeit der Fortschritt transparent war und bei Problemen frühzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden konnten.

Im weiteren Verlauf der Projektarbeit übernahmen wir im Zuge der Umsetzungsbegleitung je nach Bedarf weiterführende Aufgaben wie z.B. die Moderation einzelner Projektgruppensitzungen, ein Coaching der Projektleiter bis hin zur Übernahme einzelner Teilprojekte.  

Ergebnis
Aufgrund der strukturierten Planung und Durchführung der einzelnen Projekte wurde das Projektmanagement professionalisiert.

Verzögerungen oder unerwartete Probleme blieben nicht aus, konnten aber durch die großzügige Zeitplanung bzw. frühzeitiges Risikomanagement und Flexibilität der Projektbeteiligten aufgefangen werden.

Ein wichtiges Ergebnis bestand darin, dass Teilprojekte auch gestoppt wurden, wenn der erwartete Nutzen offenbar nicht zu realisieren war oder die nötigen Kosten den erwarteten Rahmen sprengten. Die Ergebnisse und Erkenntnisse der Projekte werden in den Projektabschlussberichten strukturiert zusammengefasst und dienen der Weiterentwicklung des Projektmanagements.

Der zielgerichtete Einsatz externer Projektbegleitung insbesondere zu Beginn der Projekte und im Verlauf je nach Bedarf stellt eine kostengünstige und effektive Lösung für die professionelle Umsetzung von Projekten dar. Durch eine breite Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern aller Bereiche in die Projektarbeit kann die interne Kompetenz im Projektmanagement ausgebaut und im Unternehmen für künftige Projektarbeiten gesichert werden.