Schattentage auf Station

In einer Klinik für Innere Medizin zeichnete sich ein konträr zur positiven Entwicklung des Gesamthauses verlaufender wirtschaftlicher Trend ab, der sich beispielsweise auch in einer überproportional starken Erhöhung der Verweildauern bemerkbar machte. Personelle Umgestaltungen konfrontierten den Chefarzt zudem mit organisatorischen Veränderungsprozessen. Der Ruf nach einem stringenten Stationsmanagement wurde von allen Seiten immer größer, wobei es insbesondere um das Erreichen der  folgenden Ziele ging:

• Verbesserung des Aufnahme- und Entlassmanagements
• Einführung eines geregelter Tagesablauf der Station
• Einführung eines gestuften Personalkonzeptes
• Etablierung eines Stationsleitungstandems (Leitender OA und Stationsleitung)   

Der erste Schritt zur Entwicklung der neuen Organisationskonzepte stellt für uns die Ist-Analyse dar. Keine Station ist exakt wie die andere und so ist es wenig effektiv allen ein Standard-Stationskonzept überzustülpen. Für die Ist-Analyse nutzen wir verschiedene Methoden. Die Durchführung von Schattentagen auf Station ist eine davon. Ergänzt werden diese Tage durch Befragung/ strukturierte Interviews mit den Mitarbeitern sowie Auswertung der Leistungsdaten und Sichtung  wesentlicher Dokumente.  

Umsetzung der Schattentage
Im Rahmen der Schattentage folgen wir – wie der Name bereits impliziert - den Prozessen auf Station in einer beobachtenden Rolle. Schattentage (im Original "Shadowing") sind eine Variante der teilnehmenden Beobachtung oder Feldforschung und kommen ursprünglich aus dem Bereich des Coachings. Sie sind definiert als Begleittage, an denen der Coach den Klienten (möglichst unauffällig) in seinem Arbeitsalltag "beschattet", um umfängliches Kontextwissen zu erhalten. Wir haben diese Methode auf den Organisationskontext übertragen. Für uns sind die Schattentage wesentlich, um ein Gefühl für die Organisation zu bekommen und neben den fachlichen Prozessen auch kulturelle Elemente, die Art der Zusammenarbeit und Interaktionen und Muster innerhalb von Systemen zu erkennen. Die in den Schattentagen gewonnene Beobachtung der IST-Abläufe ist für uns die Prozessgrundlage für das spätere Organisationshandbuch bzw. die wichtigsten Gestaltungselemente in der Weiterentwicklung.  

In Vorbereitung auf die Schattentage erstellten wir für die Klinik einen Begehungsplan für zwei Tage. Der Begehungsplan enthält Zeitpunkt der Beobachtung sowie die jeweilige Organisationseinheit und den Ansprechpartner. Neben der reinen Prozessbeobachtung gibt es zudem Raum für Interviews und Befragungen. Diese ergänzen die Ergebnisse der Beobachtung und ermöglichen uns zudem eine Reflexion der von uns beobachteten Inhalte. Nach Durchführung der Schattentage haben wir einen detaillierten Einblick in Strukturen, die Zusammenarbeit zwischen und innerhalb der Berufsgruppen, Reibungspunkte in der Organisation und Effizienz der Abläufe.

Dabei beobachteten wir auf Station  insbesondere folgende Bereiche/ Prozesse: 

• Räumliche Organisation
• Personelle Ausstattung: Dienstplanung Pflege sowie Rotationsplanung der Ärzte
• Aufnahme- und Entlassmanagement
• Belegungssteuerung
• Organisation der Visiten
• Berufsübergreifender Tagesablauf
• Unterstützende Prozesse und Zusammenarbeit an den Schnittstellen
• Patientenorientierte Kommunikation   

Neben der Station waren auch die Funktionsbereiche Gegenstand der Schattentage.

Ergänzend befragten wir mit Hilfe eines Online-Fragebogens systematisch und effizient alle Mitarbeiter der Abteilung für Innere Medizin. Die Befragung hatte zum Ziel, insbesondere die Mitarbeiterzufriedenheit und Stimmungslage zu erfassen und darüber weitere Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Zudem fand eine Auswertung der Leistungsdaten und eine Sichtung der wesentlichen Dokumente statt.

Dieses dreiteilige Vorgehen hat den Vorteil, dass wir die Ist-Situation auf allen Ebenen erfassen: über die Befragung erhalten wir einen Einblick in die Stimmungslage der Mitarbeiter, die Prozessbeobachtung ermöglicht einen Blick von außen, die Auswertung der Daten garantiert den Faktenbezug.

Dies sichert uns das Vertrauen der Mitarbeiter in ein objektives Ergebnis und damit die Akzeptanz für die künftige Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen.

Die von uns ausgewerteten Ergebnisse wurden anschließend in einem Workshop mit den wichtigsten Stakeholdern des Projektes präsentiert. Gemeinsam arbeiteten wir heraus, welche Aufgabenstellungen gelöst werden müssen, um einen zielorientierten Ablauf zu gewährleisten und gaben dabei Lösungsbeispiele aus anderen Kliniken. Um eine gute Umsetzung zu  gewährleisten, leiteten wir anzugehende Teilprojekt ab, sodass ein Konsens über die zu bearbeitenden Inhalte, den Zeitplan und eine Festlegung der zugehörigen Verantwortlichkeiten entstand.  

Ergebnis der Schattentage
Neben den inhaltlichen Ergebnissen, die konkrete Verbesserungspotenziale aufzeigen und als Grundlage für die weitere Konzeption dienen, ist für uns eines der wesentlichsten Ergebnisse, dass die Mitarbeiter auf Grund der Beobachtung ihr eigenes Tun selbst stärker reflektierten. Der Blick von außen regt an, sich seiner eigenen Handlungsweisen bewusst zu werden. Die ergänzende Befragung führt zu einer weiteren Reflexion. Die Art der Fragen lädt ein, ein neues Lösungsbewusstsein zu entwickelt und der gesamte Prozess gibt Anlass zu internen Diskussionen. Und so waren die Schattentage insbesondere neben dem fachlichen Ergebnisse eine wichtige Grundlage für die spätere erfolgreiche Umsetzung.