Effektive Teambesprechung auf Managementebene
Der gewöhnungsbedürftige Begriff Regelkommunikation meint eine Reihe von geplanten, in mehr oder weniger regelmäßigen Intervallen wiederkehrende Besprechungen von benannten Teilnehmern. Sie stellt also eine Form des institutionalisierten Informationsaustausches dar und hat zunächst einmal wenig mit Regeln zu tun. Eine strukturierte Regelkommunikation spielt insbesondere im Projektmanagement, in Zeiten kleinerer und größerer Veränderungsvorhaben, aber in Zeiten der ständigen Veränderung auch im ganz alltäglichen Bereichsmanagement eine entscheidende Rolle. Strukturierte Regelkommunikation stellt damit ein wichtiges Führungsinstrument dar, dem leider in der Praxis oft die kompetente Umsetzung fehlt: Ineffektive, zu lange, in der falschen Besetzung durchgeführte Sitzungen, ohne Verbindlichkeit in der Teilnahme sowie ohne Nachhaltigkeit in der Umsetzung der besprochenen Inhalte. Das sind nur einige der Mängel, an der die Regelkommunikation leidet. Damit verkommt die Regelkommunikation leider zum Buhmann der Geld- und Zeitverschwendung, weil der verbundene Nutzen und Mehrwert in keinem Verhältnis zum Aufwand stehen.
Daher legen wir in unseren Projekten immer auch ein besonderes Augenmerk auf die Ausgestaltung der Regelkommunikation. Und da kommen also doch die Regeln in der Regelkommunikation ins Spiel. Auch wenn Regeln zunächst nach etwas Starrem, Statischen, Reglementierendem anmuten. Ihr ganzes Ziel ist darauf ausgerichtet, wiederkehrende Sitzungen lebendig, kreativ und ergebnisorientiert zu halten. Sie erreichen ihr Ziel, wenn es für alle Beteiligten eines der Highlights im Berufsalltag wird – sich mit kompetenten Kollegen aus dem Alltag Zeit herauszunehmen gemeinsam und effektiv an der Weiterentwicklung arbeiten zu dürfen.
Bei der Projektbegleitung in einem Herz-Gefäß-Zentrum eines Akut- und Schwerpunktversorgers war die neue Vereinbarung der Regelkommunikation innerhalb des Managementteams eine der ersten Maßnahmen. Dazu gehörte auch das Festlegen von damit verbundenen Spielregeln. Die Spielregeln dienen nicht nur der Ausgestaltung von systematischen Informations- und Kommunikationsstrukturen, sondern transportieren letztlich auch einen Kulturwandel im Miteinander. Denn ein Mehr an z.B. Verbindlichkeit spiegelt gleichzeitig auch ein Mehr an gegenseitigem Respekt und bei der Diskussion der Spielregeln weiten wir den Blick der Teilnehmer auf die Werte, die sich bei den Einzelnen dahinter verbergen. Daraus wächst Verständnis füreinander und für die unterschiedlichen Perspektiven. Schriftlich fixierte Vereinbarungen haben den Vorteil, dass interpersonell unterschiedliche, implizite Erwartungen an eine gute Kooperation aufgehoben und in klare Feedbackkriterien überführt werden.
In einem Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit dem Managementteam die zentralen Spielregeln, decken dabei implizite Annahmen auf und schaffen eine Basis des gemeinsamen Verständnisses. Soweit notwendig, werden bestehende Konflikte aktiv aufgegriffen und über konstruktive Lösungswege aufgelöst. Im Konsens werden z.B. die folgenden Inhalte festgelegt:
- Verlässliche Zusammenarbeit, z.B. Information bei Absagen, Pünktlichkeit bei Start und Ende der Sitzung
- Zeitliche Planung einschließlich Agenda
- Rollenverteilung innerhalb der Sitzung
- Dokumentationsmedien und Verantwortlichkeiten
- Ergebnisorientierung, z.B. das gleiche Thema wird maximal zweimal diskutiert und dann abschließend entschieden - entschieden wird in der Sitzung, Abwesende tragen die Ergebnisse mit
Auf den ersten Blick erscheint dies einfach. Gerade deshalb wird eine klare Regelung oft versäumt und davon ausgegangen, dass alle das gleiche Verständnis vom Ablauf und den Verantwortlichkeiten haben. Wie sich bei der Diskussion im Herz-Gefäß-Zentrum herausgestellt hat, sind die Regelungen für viele Teilnehmer entlastend, die Sitzungen bislang als unproduktive Zeitdiebe mit immer wieder „der gleichen Leier“ erleben. Die Diskussion der Struktur und Regelung der Zusammenarbeit in Form von Spielregeln wurde von den Beteiligten insbesondere in Hinblick auf Verbindlichkeit, gegenseitigen Respekt aber auch Nachhaltigkeit in der Ergebnisumsetzung und -sicherung, als einer der nützlichsten Bestandteile des (Projekt-) Managements empfunden.
Wir empfehlen darüber hinaus, Ihre Regelkommunikation regelmäßig einem Managementreview zu unterwerfen: Sind die gemeinsamen Sitzungen noch Highlights in der Zusammenarbeit? Und wenn nicht: Wie ist es dazu gekommen? Gehen Sie ehrlich mit sich um. Lieber schaffen Sie die eine oder andere Sitzung ab, wenn Sie das Gefühl haben, das rechte Maß überschritten zu haben und fokussieren sich darauf, den anderen Sitzungen frisches Leben einzuhauchen und dort anzusetzen, wo der Austausch fehlt. Eine gemeinsame Überarbeitung der Vereinbarungen von Zeit zu Zeit, damit die Regeln nicht zum „Bürokratismus“ verkommen, sichert die kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem Führungsinstrument „Regelkommunikation“. Und das Instrument soll ja als wichtiges Kulturelement gerade in einer vielschichtig vernetzten Prozessorganisation in ihrer Bedeutung erhalten bleiben.
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