Projektmanagement für Führungskräfte

Zielsetzung
Anlässlich wiederkehrender Fragestellungen an den Schnittstellen zwischen den zentralen und dezentralen Funktionen in einem Klinikverbund führten wir ein zweitägiges Managementtraining durch. Ziel war es, die besonderen Herausforderungen in einer Matrixorganisation zu thematisieren und über eine integrierte Projektmanagementschulung den Weg für neue Formen der Zusammenarbeit zu bereiten.

Die Matrixorganisation – die im Krankenhaus absolut typisch ist - gehört zu einer der komplexesten Organisationsformen von Unternehmen. Sie ist eine gewollte Überlagerung von Kernfunktionen und Geschäftsprozessen im Unternehmen. Dies kann zu Konflikten führen – aus Sicht der Unternehmensstrategie sind diese jedoch gewollt, nicht zuletzt da sie Such-, Lern- und Kommunikationsprozesse auslösen. Tatsächlich setzt diese Organisationsform eine sehr reife Form der Zusammenarbeit und ein achtsames Miteinander voraus. Das Training sollte daher einen hohen Praxisanteil aufweisen und die Führungsverantwortlichen über Gruppenarbeit und Teamcoaching in ihrer Zusammenarbeit positiv motivieren.  

Umsetzung
In einer einleitenden Sequenz wurde das eigens für diesen Anlass aktualisierte Organigramm erörtert und die Vor- und Nachteile einer Matrixorganisation aus Sicht der Teilnehmer diskutiert. Am Ende der Einführung stand die Erkenntnis, dass die Zusammenarbeit innerhalb einer Matrix-Organisation von den Beteiligten eine gewisse Reife und auch eine gewisse Übung benötigt. Im weiteren Training wurden Möglichkeiten der Zusammenarbeit anhand eines konkreten Projekts aus dem Klinikalltag reflektiert und in Feedbackschleifen verbessert.  

Eine Projektorganisation ist eine auf Zeit angelegte Matrixorganisation im Kleinen. Im Rahmen eines Projekts sind die Verantwortlichen gefragt, abteilungs- und berufsgruppenübergreifend ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Entlang einer im Vorfeld definierten Projekt-Fragestellung aus dem Arbeitsalltag der Teilnehmenden wurden daher im weiteren Verlauf die wesentlichen Punkte der Zusammenarbeit, wie Rollen und Verantwortlichkeiten, Entscheidungsfindung, Delegation sowie Kommunikation bearbeitet. Eine Übung zur Teamentwicklung rundete die Thematik ab. Anhand kleinerer Theorieinputs vermittelten wir das wesentliche Rüstzeug sowie notwendige Methoden aus dem Projektmanagement. Im Anschluss an die Theorieinputs folgten jeweils Gruppenübungen für den Praxistransfer anhand des vorgestellten Alltagsprojektes.  

Im ersten Schritt erstellten die Teilnehmer eine Stakeholderanalyse unter realen Projektbedingungen, d.h. unter Einbezug aller teilnehmenden Führungskräfte in ihren Rollen und Verantwortlichkeiten. Zudem erstellten sie ein Projektorganigramm. Aufgrund der für das Projektbeispiel gewählten realen Alltagsbedingungen, konnte ausgehend von der Übung der Praxistransfer auf tatsächliche Fragestellungen innerhalb der Matrixorganisation durch die Teilnehmer hergestellt werden. Darauf aufbauend beschäftigten sich die Teilnehmer mit den Fragestellungen der Delegation und Entscheidungsfindung. Hierbei wurden insbesondere die Themen Steuerungskompetenz innerhalb der Projektorganisation sowie Umgang mit Änderungen im Projekt beispielhaft erörtert. Die Teilnehmer erhielten die Aufgabe sich mit verschiedenen Änderungsanfragen auseinanderzusetzen, Toleranzbereiche festzulegen, Eskalations- bzw. Steuerungswege zu definieren und soweit notwendig Ausnahmeberichte für die Lenkungsgruppe zu erstellen. Dadurch wurden die Teilnehmer für die verschiedenen Reaktionsmöglichkeiten sensibilisiert.  

In einem weiteren Schritt wurde das Thema Kommunikationsstrategie innerhalb eines Projektes vorgestellt und dabei das Stakeholdermanagement in den Vordergrund gestellt. Im Rahmen eines Rollenspiels simulierten die Teilnehmer eine Lenkungsgruppensitzung, innerhalb derer die vorher erarbeiteten Ausnahmeberichte vorgestellt und diskutiert wurden. Neben den aktiv teilnehmenden Rollenspielern wurden Beobachter festgelegt und das Rollenspiel anschließend aus einer Metaperspektive reflektiert. Anhand einer Videoaufzeichnung konnten einzelne Gesprächsabschnitte detailliert nachbesprochen und verschiedene Grundsätze für die Kommunikation etabliert werden.  

Abgeschlossen wurde das Managementtraining mit einer Teamentwicklungssequenz. Mithilfe des Stabmodells (mehr dazu lesen Sie hier) wurden die verschiedenen Stärkenprofile der teilnehmenden Führungskräfte herausgearbeitet und in einer Aufstellungsarbeit dargestellt. Anhand der Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Stärken wurde ein Verständnis gegenseitiger Ergänzung geschaffen und die Notwendigkeit einer stimmigen Integration der unterschiedlichen Profile innerhalb der Zusammenarbeit aufgezeigt.  

Ergebnis
Aufgrund des hohen Praxisanteils in den Projektmanagement-Übungseinheiten und der unmittelbaren Verknüpfung mit den unterschiedlichen Rollen der teilnehmenden Führungskräfte konnten wir einen hohen Transfer der Theorieinhalte in den Organisationsalltag sicherstellen. Als Nebeneffekt konnten die erarbeiteten Inhalte direkt für ein anstehendes Projekt genutzt werden. Zudem setzten sich die Führungskräfte mit den Herausforderungen der Zusammenarbeit in der Matrixorganisation auseinander und wurden über die Übungen mit konkreten Lösungsstrategien ausgestattet. Das Training vermittelte den Teilnehmern die Sicherheit, mit einem wirksamen Methodenkoffer und individuellen Handlungsstrategien ausgerüstet in den Führungsalltag zu starten. Zudem stärkte insbesondere die Teamentwicklungsmaßnahme die Toleranz und Offenheit innerhalb der Führungsriege. Abschließend wurde das Training daher von allen Teilnehmern als sehr positiv bewertet.